Le guide de démarrage
Automatisez-le
Vous avez maîtrisé les bases et vous êtes maintenant prêt à l’automatiser !
Dans Les Bases, vous avez appris comment My Music Staff peut vous aider à gérer votre facturation et vos paiements. Dans cette étape de notre guide de démarrage, vous apprendrez comment automatiser vos factures et paiements pour vous faire payer plus rapidement !
My Music Staff peut-il automatiser…
les inscriptions des nouveaux étudiants ? – Oui
Ajoutez un formulaire d’inscription à votre site Web et les informations des nouveaux étudiants seront automatiquement ajoutées dans MMS. Envoyez automatiquement un e-mail de bienvenue personnalisé au nouvel étudiant avec toutes les informations dont il a besoin pour commencer dans votre studio !
les leçons annulées transformées en créneaux de rattrapage ? – Oui
Si un étudiant annule, vous n’avez pas à ajuster votre emploi du temps. Convertissez automatiquement les leçons annulées en créneaux de rattrapage ouverts pour que vos autres étudiants puissent s’y inscrire !
la facturation et les paiements ? – Oui
Configurez les factures pour qu’elles soient créées automatiquement. Et à quoi sert une facture si elle reste simplement dans votre compte ? Les factures peuvent être automatiquement envoyées aux familles une fois qu’elles sont générées, et même facturées automatiquement avec les informations de paiement enregistrées !
les rappels de leçons ? – Oui
Réduisez les absences non justifiées grâce aux rappels de leçons automatiques par e-mail et SMS. Choisissez à quel moment vous souhaitez qu’ils soient envoyés à l’avance, et pour quelles catégories de leçons !
la facturation et les paiements ? – Oui
Configurez les factures pour qu’elles soient créées automatiquement. Et à quoi sert une facture si elle reste simplement dans votre compte ? Les factures peuvent être automatiquement envoyées aux familles une fois qu’elles sont générées, et même facturées automatiquement avec les informations de paiement enregistrées !
le respect de ma politique d’annulation ? – Oui
Réduisez les absences non justifiées grâce aux rappels de leçons automatiques par e-mail et SMS. Choisissez à quel moment vous souhaitez qu’ils soient envoyés à l’avance, et pour quelles catégories de leçons !
toute ma commande de café, y compris l’art du latte ? – Oui – attendez, non
Mais avec tout le temps que vous économiserez sur tout ce que MMS peut automatiser, vous aurez le temps de faire vos propres lattes !
Comme nous l’avons mentionné dans la dernière section de ce guide, la facturation et les paiements peuvent être l’une des tâches les plus chronophages en ce qui concerne le travail administratif. Si obtenir un paiement à temps est un casse-tête pour vous mois après mois, laissez MMS être votre remède. Le prélèvement automatique est une fonctionnalité très appréciée, et pour une bonne raison – accepter les paiements en ligne signifie que vous pourriez être payé deux fois plus vite !
Prélèvement automatique
1. Une fonctionnalité qui débitera automatiquement les informations de paiement enregistrées lorsque les factures sont envoyées
2. Le secret pour être payé à temps, chaque mois, sans lever le petit doigt
Par exemple, je passais des jours à courir après les familles pour leur demander l’argent qu’elles devaient (gênant, non ?). Maintenant, je les ai tous en prélèvement automatique et je peux simplement me détendre et regarder l’argent entrer !
L’automatisation de vos finances prendra un peu de temps pour être configurée au départ, mais vous fera gagner des heures à long terme. Divisons cela en quatre étapes :
Choisir un processeur de paiement
Configurer la facturation automatique
Personnaliser votre modèle d’email de facture
Activer le prélèvement automatique
Étape 1 :
Choisir un processeur de paiement
L’une des grandes décisions à prendre lors de la gestion de votre entreprise est de savoir comment percevoir les paiements. Et si vous allez accepter les paiements en ligne, vous devrez choisir le processeur de paiement qui vous convient le mieux. Quel que soit celui que vous choisissez, vous devrez payer des frais de traitement sur vos transactions. MMS s’intègre à Stripe et PayPal pour accepter les paiements en ligne. Les deux processeurs de paiement ont des avantages et des inconvénients – vous devrez choisir celui qui vous convient le mieux. Si vous êtes basé aux États-Unis, Stripe propose des paiements ACH à 0,8 % pour que vos familles puissent payer en utilisant leur compte bancaire. Pour configurer votre processeur de paiement en ligne, allez dans les paramètres de votre studio, puis paiements en ligne
Conseil : si vous avez déjà une feuille de calcul d’étudiants existants, vous pouvez utiliser notre outil d’importation pratique !
Vous pouvez également accepter des paiements en dehors de votre processeur de paiement en ligne, comme de l’argent liquide ou des chèques. Lorsque vous recevez un paiement, ajoutez-le manuellement au compte familial pour que votre comptabilité soit précise.
Étape 2 :
Configuration de la facturation automatique
Chaque famille peut avoir ses propres paramètres de facturation automatique, ou vous pouvez les configurer en masse !
1. Date de début de facturation – La première date de votre prochain cycle de facturation.
2. Mode – Que vous facturiez pour des leçons à venir (prépayées) ou des leçons déjà passées (postpayées).
3. Date de la facture – Choisissez combien de jours avant le début du cycle de facturation vous souhaitez que la facture soit créée (ce paramètre est facultatif).
4. Date d’échéance – Choisissez combien de jours après la date de la facture vous souhaitez que le paiement soit dû (ce paramètre est facultatif).
5. Format – Sélectionnez parmi les vues Condensée, Normale ou Élargie pour modifier la quantité d’informations affichées sur la facture.
6. Inclure le solde précédent – Sélectionner cette option reportera tous les soldes impayés (nous recommandons de laisser cette option activée).
7. E-mail automatique – Nous espérons que celle-ci est explicite, mais au cas où… L’activation de cette option signifie que la facture sera automatiquement envoyée par e-mail aux parents une fois créée. Ne vous inquiétez pas, vous recevrez un récapitulatif de facturation automatique 4 jours avant la date de la facture afin que vous puissiez vérifier et apporter les corrections nécessaires.
8. Note de bas de page – Si vous avez des informations supplémentaires à ajouter à vos factures, c’est un bon endroit pour les mettre. Gardez à l’esprit que cette note sera incluse dans toutes les futures factures, sauf si vous mettez à jour les paramètres de facturation automatique.
Étape 3 :
Personnalisation de vos modèles d’e-mails de factures
Lorsque vous configurez la facturation automatique, vous pouvez également activer l’option d’envoi des factures par e-mail dès qu’elles sont générées. Nous vous recommandons de personnaliser le modèle d’e-mail du système afin de pouvoir inclure toutes les informations que vous souhaitez partager avec vos familles. Allez dans vos Paramètres de studio et cliquez sur l’onglet E-mail et SMS. Cliquez sur Modifier à côté du modèle de facture pour personnaliser votre e-mail, y compris le texte, les espaces réservés et les images.
Étape 4 :
Activation du prélèvement automatique
Le prélèvement automatique est ce qui réunit tout cela. Une fois cette option activée, non seulement vos factures seront créées et envoyées automatiquement par e-mail, mais au moment où le système les envoie à vos familles, elles seront automatiquement facturées au moyen de paiement enregistré ! Les parents peuvent activer cette option lors de l’ajout de leur carte de crédit ou de leurs informations bancaires, ou vous pouvez l’activer en leur nom. Vous pouvez même configurer l’option pour que toutes les nouvelles cartes ajoutées soient automatiquement inscrites au prélèvement automatique.
Conseil de dépannage principal
Dans la dernière section de ce guide, vous avez appris qu’une facture est une image instantanée des transactions dans un compte familial dans la plage de dates, prête à être imprimée. Notre principal conseil lorsque la facturation automatique semble incorrecte est de vérifier à nouveau la plage de dates. Vous voudrez toujours vous assurer que la date de début de facturation est définie au premier jour du cycle de facturation.
Vous avez appris les bases et comment automatiser – vous êtes bien parti pour devenir un pro de MMS !
Continuez à lire pour savoir comment amener My Music Staff au niveau supérieur en ajoutant du contenu pour vos étudiants et en leur offrant le maximum de valeur grâce au Portail Étudiant !
