スタートガイド
ようこそ
My Music Sgtaff へ
ここにいらっしゃったという事は、音楽講師やスタジオ経営者向けのNo.1スタジオ管理ソフトウェアを導入する準備ができているということでしょう。My Music Staffをご存知の方は、お友達からご紹介いただいたのかもしれません。あるいは、ソーシャルメディアで私たちのことを知ったのかもしれません。あるいは、展示会で私たちの素敵な青いサングラスを手に取り、最終的に私たちのことを調べてみようと思ったのかもしれません。いずれにしても、私たちのここにお越しいただきありがとうございます!
これは、スタジオの管理を次のレベルにステップアップするための第一歩です。今、あなたはこう感じているかもしれません:
- 興奮– “どれだけ時間が節約できるのだろうか！”
- 戸惑い– “何から始めたらいいのか？”
- 腹ペコ– “レッスンの合間に食事をしている暇などあるものか！”
あるいは、この3つすべての組み合わせ！
このスタートガイドを読めば、My Music Staffの使い方がすぐにわかります。 おやつを片手にくつろぎながらさっそく始めてみましょう！
ガイドを全部読む時間がありませんか？
MMSの操作方法についてはデモビデオをご覧ください
My Music Staffとは？
My Music Staff（MMSとも略します）は、クラウドを利用したウェブベースのアプリケーションです。
より人間らしい言葉で表現すると、インターネットに接続されたどのデバイスからでもアクセスでき、常に最新の情報を入手できるプラットフォームです。
My Music Staffは、生徒さんのマネジメント、スケジュール管理、請求書作成、請求書発行などを行うことができます！ MMSの基本的な使い方に慣れたら、他の機能も試してみてください。 MMSを見て、圧倒されそうになったら、次のフレーズを覚えておいてください –すべての機能は必要に応じてご利用いただけます!
基本編
生徒さんの追加、レッスンのスケジュール、請求書の作成が簡単にできます。
自動化する
オンライン決済の許可、請求処理の効率化、タスクの自動化が可能。
次のレベル
コンテンツを追加し、資料を共有し、優れた体験を提供する生徒ポータルを設定できます。
早速始めてみましょう…
基本編
もしあなたが、生徒さんのマネジメントやスケジュール管理にさまざまな書類やスプレッドシート、ノートブック(大変! )を使用することに慣れているなら、My Music Staffのようなオールインワンのシステムに切り替えるには考え方を変える必要があります。業務を効率化する方法を理解するには、生徒、カレンダー、会計がどのようにつながっているかを理解する必要があります。 My Music Staffは、いわゆるカレンダーベースの請求処理を採用しています。
カレンダーベースの請求処理
1.生徒さんのレッスン料金や予定されているイベントを使用して、支払うべき金額を自動的に計算するシステム
2.請求書に関するあらゆる悩みを解決
例）My Music Staffのカレンダーベースの請求処理のおかげで、毎月面倒な管理作業にかかる時間を大幅に節約でき、Netflixを全て視聴する時間ができました！ （本当に全て！）。
鈴木さんの来月予定のピアノレッスン数を目視で数える日々はもう終わりました。システムに任せてしまいましょう!
1-2-3の手順でとてもかんたんです。
1
My Music Staffに生徒の詳細情報を追加します。ここで、レッスンの請求金額(レッスンごとの料金、月額固定料金、時間単位の料金)をシステムに設定します。
2
カレンダーで生徒さんのスケジュールを決めます。 レッスンの時に出席を取ります。 このようにして、生徒がレッスンに出席したことを システムに伝えます。これらの請求は自動的に生徒のファミリーアカウントに追加されます。
3
これで、レッスン料の支払い残高を確認することができます。 数回クリックするだけで、専門的な請求書を作成し、支払処理のためにご家族に送信することができます。
お試しください – 本当に簡単です！ それぞれのステップをさらに細分化しましょう：
Step 1:
生徒さん
あなたがたった一人の講師であろうと、多くの講師を抱えるスタジオであろうと、最初に行うべきことは生徒の登録です。必須項目は生徒さんの氏名(名と姓)と、その保護者の氏名(名と姓)のみです。その他の項目はすべて任意です。My Music Staffの他の機能と同様に、必要なだけ追加することができます。生徒を登録する際には、標準のレッスン料金とレッスン時間を設定します。
ヒント: 既存の生徒のスプレッドシートをすでにお持ちの場合は、便利なインポートツールをご利用ください！
標準レッスン料金とは？ どういう意味ですか？
各生徒さんは、講師との間で固有の請求関係を持つことができます。 つまり、生徒さん一人一人に個別に請求することができ、複数の講師がいるスタジオでは、レッスンを受ける講師ごとに異なる料金を設定することもできます。 My Music Staffには3種類の請求タイプがあります。
1.レッスンごと– 予定された個々のレッスンごとに料金が発生します
例）鈴木さんは1レッスン5000円の料金が請求されます。 毎週木曜日のレッスンで5000円ずつ加算されます。
2.月単位– レッスンが少なくとも1回以上予定されている場合、その月の請求は1度にまとめられます
例）鈴木さんは月々12500円請求されます。 レッスンが月に1回予定されているか10回予定されているかにかかわらず、6月1日に12500円の請求がアカウントに追加されます。
3.時間制– レッスンの長さに応じて請求額が計算されます
例：鈴木さんは1時間8000円で請求されます。 今週は30分のレッスンを予定しています。 彼のアカウントには4000円の請求が追加されます（時間単価の半額）。
Step 2:
カレンダー
次のステップはカレンダーの設定です。 生徒さんの大半は、毎週同じ曜日に繰り返されるレッスン時間を設定することになるでしょう。 MMSならこのような設定は簡単です！ 最後のステップで各生徒さんに設定した標準のレッスン料金とレッスン時間を基準に、レッスンをスケジュールするためのショートカットテンプレートを作成します。 最初のレッスンを予定したい日をクリックし、新規標準レッスンを選択します。 システムはすでにレッスンの長さと生徒さんの請求額を把握しています。 残りの詳細情報と繰り返し設定するかどうかを入力してください。以上で完了です！カレンダーに新しくスケジュールされたレッスンが表示されます。
これは、生徒が標準のレッスン料金と長さでしかスケジュールできないということですか？
いいえ！ 標準設定を使用したくないレッスンやイベントについては、カレンダーの日付をクリックした後に、代わりに新規イベントを選択してください。 レッスン時間、料金、参加者を自分で設定することができます – または空きレッスン枠を作成することもできます。
カテゴリ & 場所
カスタムカテゴリーと場所でイベントを整理し、カレンダーを簡単に管理できます！ カテゴリは、プライベートレッスン、グループレッスン、ワークショップ、発表会、休暇などを視覚的に分類するのに役立ちます。ユニークな名前、色、自動確認通知設定で各カテゴリーをカスタマイズできます。 カレンダーの設定で、カテゴリーごとに色分けすれば、視覚的にすばやく識別できます。生徒さんの自宅住所を使用したり、対面レッスンのために住所を指定することで、レッスン場所のカスタマイズによるレッスン管理を効率化できます。 カレンダーの場所をクリックすると、地図上の道順が表示されます。 オンラインレッスンの場合、場所をZoom、Skype、FaceTimeに設定すると、講師のプロフィールにZoomのリンクが自動的に表示され、SkypeまたはFaceTimeには生徒さんのユーザー名が表示されます。 ワンクリックでオンラインレッスンに参加または開始できます！
出席
レッスン時間になると、カレンダーまたはホーム画面の予定から直接出席を取ることができます。あらゆる状況に対応できる出欠席オプションがあります。ご安心ください。すべて準備してあります。出欠席を取る際には、まずステータスを設定します。次に、選択したステータスに応じて、請求オプションのいずれかを設定します。
グループレッスンの出席を取る場合、まず例外の出席を取ります。 例えば、10人のグループで3人の生徒が「欠席」と表示されている場合、それぞれの出席状況を保存します。 その後、グループ出席の下で、残りの生徒を出席に設定することができます。 「保存」をクリックすると、現在「未記録のみ」または「 すべて上書き」に設定されている生徒さんの出席ステータスを保存するよう促されます。
未記録– これは標準のオプションです。 これは出席をまだ取っていないことを意味します。 これは請求可能なレッスンとしてカウントされます。
出席、レッスンは請求可能– さて、これはそのままの意味です。 あなたの生徒はレッスンに出席しており、請求されます！
欠席、通知済み– 生徒さんはこのレッスンに出席しませんが、あなたに事前に通知しました。 このレッスン料金は請求されません。
欠席、欠席は請求可能– 生徒さんはこのレッスンに出席せず、そしてあなたに事前に通知をせず、後日あなたは埋め合わせをするつもりがなく、それでも 生徒さんは請求されます（あなたの時間はそれ以上の価値があります！）。
講師欠席, 請求 & 振替単位付与– レッスン当日になって講師の方からキャンセルしなければならないことはよくあることです！ この場合、生徒さんには本日の料金は請求されますが、後日追加料金なしで振替レッスンが可能です。 (東京の皆様、大雪や台風によるキャンセルにはこのオプションが必要かもしれません！)
講師欠席、請求不可– キャンセルしなければならず、生徒さんへのレッスン料の請求はできません。
あなたのスタジオでは振替レッスンを行っていますか？ 振替を許可しているレッスンカテゴリーには、以下の出席オプションも表示されます:
出席または遅刻、振替単位を使用– 生徒さんが以前にキャンセルされたクラスの振替レッスンを取得し、そのレッスンを振替で受講する場合、このオプションを選択してください。 彼らは、すでに以前キャンセルしたレッスンの料金を請求されているため、今回のレッスンは請求されません。
欠席, 請求 & 振替単位付与– 生徒さんはレッスンに出席しませんが、後日振替を行います。 このレッスンは請求されます。
欠席, 振替単位を使用– 生徒がこのレッスンに出席することはなく、生徒が以前に取得した振替単位を使用します。
振替単位について…
もし、あなたのスタジオがレッスンを休んだ場合の振替レッスンを提供しているのであれば、My Music Staffはあなたをサポートする様々な機能を備えています！ 振替単位はカテゴリーごとで有効にすることができます。 つまり、レッスンのカテゴリーごとに、生徒名簿を見て、振替単位を取得できるようにするオプションがあります:
- 生徒メニューへ移動
- ドロップダウンから振替単位と補講単位（未定）を選択します
振替単位＝現在生徒さんがアカウント内で持っている振替レッスンの単位数
振替単位 (未定) = 今後の振替レッスンがまだ予定されていない生徒さんの現在の単位数
Step 3:
会計 & 請求書
最後に、カレンダーベースの請求がどのように行われるかは、「保護者 & 請求書」をご覧ください。 生徒さん一人一人がファミリーアカウントを持っています。 複数のご家族が生徒である場合、より合理化するために、1つのファミリーアカウントにグループ化されます。 ここでカレンダーから発生した請求書を見つけることができます。 各ファミリーアカウントでは、取引明細と、生徒のご家族の請求予定金額と未払い金額などの残高が一覧表示されます。
締日とは？
ファミリーアカウントの一番上に「残高」というメッセージが表示されている場合、日付をクリックして残高日を調整することができます。これにより、現在表示されている取引の日付がわかります。この日付はいつでも変更できるので、今後の取引を先取りして確認したり、過去の残高をさかのぼって確認したりすることができます。これは、生徒のご家族に適切な請求が行われているかを確認したい場合に便利です。
例）鈴木さんのお父さんが、レッスン料が値上がりし、発表会費や書籍購入費が追加されたので、次回の請求書の金額を知りたいと言っています。 この場合、締日を次の請求期間の末日に変更するだけで、含まれる料金の合計が表示されます。
請求書の構成
集金の準備ができたら、数回クリックするだけで、シンプルで専門的な請求書を作成できます。 そして、請求書を生徒さんのご家族に送り、銀行口座の残高が増えるのを待ちましょう！
1.スタジオロゴとアクセントカラー– あなたのブランドに合わせて請求書をカスタマイズしましょう。 グラフィックデザイナーではないからできない？ 問題ありません！ 数種類のストックロゴからお選びいただけます。
2.請求書サマリー– 請求書の日付、前回残高、新規請求額、合計金額が一目でわかります。
3.取引一覧– 請求書は、作成された時点でのファミリーアカウントのスナップショットです。 請求書を作成した日付の期間内にファミリーアカウントで発生したすべての取引が含まれます。 請求書は変化しない静的な文書です。つまり、ファミリーアカウントに変更（料金の追加や削除など）を加えても、請求書は自動的に更新されません。
4.繰越残高– この家族が以前の請求書で未払いがあった場合でも、忘れてしまうことはありません！滞納額はすべて繰越残高に含まれます。
5.請求書フッター– お支払いやスタジオポリシーに関する注意事項など、共有すべき重要な情報を記載します。 ここは見逃せない情報を掲載するのに最適な場所です！
6.合計金額とオンライン決済ボタン– 請求書の下部には、支払総額が明確に表示されます。 オンライン決済を設定している場合（詳しくはこちら）、請求書にもオンライン決済ボタンが表示され、保護者は支払ページにすぐに移動できます！つまり、支払期日を守れなかった場合の言い訳がなくなります。
上位トラブルシューティングのヒント
特に手動で残高を計算している場合、請求処理は本当に頭痛の種になることがあります。 請求書発行時のミスを省く一番の秘訣は、システムを信頼することです。 カレンダーベースの請求で魔法をかけましょう。ほとんどの場合、レッスンの支払いに手動で請求する必要はありません。 生徒さんのファミリーアカウントに重複した請求があるようであれば、カレンダーによって生成されたものと、手動で追加したものを簡単に見分けることができます。請求の左側にあるアイコンを探してください。
基本編は完了です！
すぐに始めたい場合は、生徒をアカウントに追加してください。または、引き続きお読みいただき、ここで学んだことを活かして自動化する方法を把握しましょう。